Una rendición de cuentas, una feria de servicios, una macrorrueda o un plan de capacitaciones tienen algo en común: si la logística falla, falla la entidad frente a la ciudadanía. Por eso la forma de contratar al operador importa tanto como el evento. Esta guía resume lo que hemos visto funcionar en más de 150 contratos con el Estado.
1. Elija la modalidad según el presupuesto
En Colombia la modalidad de selección la define principalmente el valor del contrato frente al presupuesto anual de la entidad (Ley 1150 de 2007 y Decreto 1082 de 2015):
- Mínima cuantía: para contratos que no superan el 10 % de la menor cuantía de la entidad. Es rápida y se adjudica al menor precio entre quienes cumplen.
- Selección abreviada de menor cuantía: el rango intermedio. Permite evaluar factores técnicos y de calidad además del precio.
- Licitación pública: para los contratos de mayor valor. Es la modalidad más exigente en requisitos habilitantes y en tiempos.
- Acuerdos Marco e instrumentos de agregación de demanda: cuando el bien o servicio está en la Tienda Virtual del Estado Colombiano, la entidad compra con un evento de cotización y una orden de compra.
2. Contrate por bolsa a demanda, no por evento cerrado
Las entidades rara vez saben en enero cuántos eventos tendrán en el año. La práctica más sana es una bolsa de recursos a demanda con una lista de ítems y precios unitarios (salón por día, refrigerio, almuerzo, sonido, transporte por trayecto, personal logístico por jornada). Así cada evento se solicita con una orden de servicio y se paga lo ejecutado.
Incluya también una línea para pagos a terceros (venues, artistas, auxilios a participantes) con un porcentaje de administración definido. Evita discusiones durante la ejecución.
3. Qué pedir en los requisitos habilitantes
- Experiencia certificada en el RUP con códigos UNSPSC acordes al objeto y con contratos de alcance similar.
- Capacidad financiera proporcional al presupuesto: el operador suele pagar a proveedores antes de facturar.
- Factores de desempate y puntaje: los emprendimientos y empresas de mujeres y las Mipyme tienen tratamiento diferencial según el Decreto 1860 de 2021.
- Cuando aplique, Registro Nacional de Turismo y SG-SST vigentes.
4. Defina desde el inicio los soportes de cada evento
El error más costoso aparece al final: un evento bien hecho que no se puede pagar porque faltan soportes. Deje escrito en el contrato qué se entrega por evento: listados de asistencia, registro fotográfico, actas de recibo, facturas de terceros e informe de ejecución.
5. Errores comunes que vemos
- Estimar precios con una sola cotización: el estudio de mercado debe tener varias fuentes.
- No prever eventos fuera de la ciudad sede (transporte, viáticos, proveedores locales).
- Plazos de solicitud demasiado cortos para eventos grandes. Para más de 500 asistentes, pida al menos dos semanas.
- No exigir un coordinador único con poder de decisión durante el evento.
Cómo lo resolvemos en Bsanté
Somos operador logístico de eventos de ProColombia en 2026, incluida la Macrorrueda de las Américas con 5.000 asistentes en Corferias, y hemos operado audiencias de rendición de cuentas, ferias de servicios y eventos con intérpretes de lengua de señas. Si su entidad está preparando el estudio previo, con gusto le compartimos una estructura de ítems de referencia.
Publicado por Bon Santé S.A.S. el .
